El éxito de una reunión de trabajo

(f) El éxito de una reunión de trabajo

¿Es común escuchar frases de rechazo o de resignación cuando se convoca a una reunión? Si esta es la realidad de su ambiente corporativo puede que la mayoría de estos encuentros no sean productivos, ya que siempre toman más del tiempo previsto o no ofrecen los resultados esperados.

C. Barbum, en su libro “Cómo conducir una reunión efectiva” refiere a una investigación cuyos resultados señalan que el 97% de los 1300 problemas identificados como razones de fracaso de las reuniones tenían relación con la improvisación y la falta de planificación de los encuentros. El porcentaje restante, a las relaciones interpersonales.

En “Reuniones para la gestión participativa”, Phil Bartle afirma que usted “puede hacer algunos cambios si dedica un tiempo a: 1, evaluar los resultados actuales de las reuniones, y 2, prepararse a descartar cualquier suposición sobre la forma de conducir las reuniones”.

A continuación encontrará consejos y sugerencias que pueden ayudarle a la hora de realizar una reunión y evitar esas ‘fugas’ inadvertidas de dinero:

Tiempo útil

Juan Manso, catedrático universitario de la Universidad de Concepción en Chile, propone algunos puntos útiles:

1. ¿Vale la pena?

____ ¿El resultado que se espera obtener es mayor que la sumatoria de los resultados que lograrían individualmente sus eventuales participantes?

Por ejemplo, si el objetivo de una reunión es dar a conocer un asunto que no requerirá de discusión o votación, probablemente sería mejor enviar un e-mail o un memorando a sus potenciales asistentes o dar a conocer los asuntos en cuestión usando un tablero de comunicaciones.

_____ ¿Cual es el costo/hombre y cuál el valor de su contribución?

La expresión monetaria de los costos y la pérdida de beneficios puede llamar crudamente a la realidad.

2. Planificación

_____ Establecer la agenda de la reunión y enviarla con suficiente antelación.

_____ ¿Están todos los que son y son todos los que están?

_____ Número de participantes

De acuerdo con Manso, si se trata de informar o solicitar información, plantear problemas o solicitar ideas, “se puede invitar sin restricciones a todas las personas que se estimen necesarias”. Pero si el objetivo es convencer a los asistentes sobre una decisión ya adoptada, tomar decisiones o analizar proposiciones, lo más conveniente es invitar un número restringido de personas.

_____ Ubicación de los asistentes

Varios estudios demostraron que el espacio físico influye sobre la efectividad de una reunión.

– Si se trata de resolver un problema, procure que los asistentes se dispongan en forma de círculo.

– Si es clara la existencia de personas en oposición, lo ideal es que se ubiquen una al lado de la otra, para que el contacto visual entre ellas sea mínimo.

– En caso de que se trate de grupos oponentes, (sea para tomar decisiones o tratar un problema), evite que se dispongan en ‘bandos’ rotulando los puestos en forma alterna con el nombre de cada asistente.

– Si busca tomar decisiones, es ideal una mesa rectangular en donde quede clara una posición de liderazgo, a la cabecera.

Algunas investigaciones señalan que entre más contacto visual entregue y reciba una persona respecto de las demás, es mayor la probabilidad de que dicha persona emerja como líder del grupo o se le atribuya la condición de tal.

En las salas de juntas de una reconocida multinacional de productos tecnológicos se exponen carteles con frases como:

* ¿Conoce el objetivo de esta reunión?

* ¿Tiene una agenda de lo que se va a tratar?

* ¿Conoce su rol en la reunión?

* ¿Siguen las reglas para precisar los logros alcanzados en cada reunión?

Durante la reunión

Tenga en cuenta estos aspectos:

a) Puntualidad. Si 6 personas esperan a la quinta por diez minutos, no son solo 10 sino una hora el tiempo perdido.

b)Introducción. Agradezca a todos los presentes el haber concurrido puntualmente a ella. (Despierta entre los asistentes una disposición positiva). A continuación, exponga el propósito de la reunión y los resultados esperados.

c) Agenda. Limítese a ella y evite la pérdida de tiempo.

d) Ayudas audiovisuales. Generan más recordación reducen la posibilidad de perder el enfoque y suelen evitar disertaciones más largas de las acordadas.

e) Seguimiento. Acuerde los puntos de seguimiento para el siguiente encuentro.

f) Cierre. Evite que los asistentes permanezcan en el lugar al terminar la reunión. Buscarán obtener más información o modificar lo conversado.

Principios de acuerdo

A continuación se presentan algunas directrices que permiten optimizar el desarrollo de las reuniones, inspiradas en las propuestas por Robert (*):

– Sólo una persona habla a la vez. Si aumenta el desorden en la reunión, cualquiera que desee hablar debe indicarlo y ser reconocido antes. – No se deben conducir conversaciones privadas durante la reunión.

– Las personas deben hablar sobre el tema que se discute.

– Los comentarios y discusiones deben versar sobre asuntos e ideas, no sobre personas.

– El papel del líder del grupo —cuando fomenta la participación— es la de un facilitador. En vez de tomar partido o mostrar favoritismo, puede ayudar a los participantes a clarificar sus puntos de vista, sin juzgar el mérito de sus ideas.

– Un supervisor que desee involucrarse en la discusión debería pedir a otra persona que dirija la discusión.

(*) Robert, H. Reglas de Robert. Uthea, 1951. De: Reglas de Procedimiento Parlamentario de Robert, por: General Henry M. Robert. Versión de 1915, Dominio Público.

Esencia de la efectividad

Genaro D. Salom, articulista dominicano y consultor internacional de negocios, propone algunas condiciones elementales que garantizan el éxito de una reunión de negocios y que resumimos a continuación:

1. La empresa debe determinar una Agenda de Reuniones regular determinada durante el año fiscal, de forma que garantice el seguimiento.

2. El objeto de la reunión debe ser específico, claro en su contenido y propósito: los participantes deben tener con suficiente antelación el material de apoyo o tema de discusión.

3. El sitio de reunión debe ser agradable tranquilo. La distribución física de sillas, mesas, podium, etc. debe estar de acuerdo con la temática a discutir y el propósito.

4. No olvide las reglas de protocolo empresarial. Son fundamentales la puntualidad, el respeto y el orden. Es inaceptable alterar el orden de la agenda establecido.

5. Vigile la objetividad de las temáticas para evitar que se desvíe a temas personales o que no estén en agenda.

6. Es recomendable, la transcripción de la reunión para hacer constancia de lo discutido.

7. Toda reunión debe obtener un resultado positivo. El encuentro debe arrojar resultados o propuestas concretas para desarrollar.

8. Las reuniones de carácter extraordinario se conducen de igual manera. La única diferencia es la urgencia del asunto a tratar.

9. Las presentaciones deben ser claras y con un mensaje claro.

Aporte Patricia Aguilar

Fuente: http://colsubsidio.gestionhumana.com/BancoConocimiento/L/logre_reuniones_efectivas/logre_reuniones_efectivas.asp

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