El Decálogo de la Recuperación de Desastres

(f) Proteger las personas, la documentación, el sistema de alimentación eléctrica… 10 puntos imprescindibles a tener en cuenta para estar preparado para un desastre. 

1.- La documentación en papel es necesaria, sin lugar a dudas, y es evidente que ciertos documentos no pueden ser sustituidos por ficheros o soportes magnéticos de ningún tipo, como pueden ser contratos, pedidos, pólizas, etc. Tomar precauciones específicas para protegerlos es esencial. Cualquier documentación sensible, o fácilmente dañable, debe almacenarse en recipientes o cajas reforzadas, para prevenir, por ejemplo, daños provocados por una inundación. Un siguiente paso incluiría la utilización de recipientes ignífugos para aquellos documentos de alta sensibilidad o criticidad para la compañía. Los ficheros de papel representan un claro riesgo desde el punto de vista de un posible incendio. En la medida de lo posible, elimine todos los documentos de la oficina que hayan sido guardados en formato electrónico. Para prevenir el colapso o vuelco de equipos o mobiliario, procure distribuir los elementos más pesados en las partes más bajas del mobiliario; asegure cabinas, racks, estanterías altas, y procure fijar la posición de todo el equipamiento de sobremesa, incluyendo los ordenadores.

2.- Desde el punto de vista de las aplicaciones, es preciso un análisis detallado y pormenorizado de la criticidad de dichas aplicaciones para su negocio. Determine qué aplicaciones son realmente críticas para el correcto funcionamiento de las operaciones de su empresa, y cuáles de ellas son prescindibles durante un determinado período de tiempo sin causar un daño irreversible. A consecuencia de dicho análisis, elabore un informe funcional lo más descriptivo y claro posible de lo que, para su compañía, constituye un desastre. Una vez «declarado» un desastre, de acuerdo con los parámetros definidos en el informe, usted podrá acotar y ser consciente del impacto que puede tener en su compañía. Los efectos pueden variar desde una simple pérdida de ingresos, hasta efectos más perniciosos como la pérdida de confianza por parte de sus clientes, una mala imagen, o incluso el que su negocio corra riesgo de desaparecer.

3.- A la hora de seleccionar un suministrador de soluciones de backup y recuperación frente a desastres, asegúrese que es una organización a nivel mundial. Confiar en un suministrador local puede acarrear consecuencias fatales si debe enfrentarse a un desastre de ámbito local o regional, que pueda asimismo afectar a su proveedor. Haga acopio de un stock apropiado de material de emergencia, y asegúrese de que todo el personal de su empresa conoce su ubicación y el modo en que debe hacer uso de ello. A la hora de adquirir este material, es importante que las cantidades sean las adecuadas, no adquiera demasiado, ni demasiado poco. Una planificación adecuada debería dar servicio a las necesidades de entre un 20 y un 30 por ciento de su plantilla durante un período de 72 horas. Es importante el identificar qué personal de su compañía tiene conocimientos de Primeros Auxilios, o cualquier otra experiencia relacionada con la medicina o situaciones de emergencia. Si no dispone de personal con estos conocimientos, plantee la posibilidad de enviar a dos ó más personas de su organización a formarse en esta materia.

4.- Un plan de recuperación de desastres no es efectivo sin la existencia de un equipo que posea la responsabilidad de cuidar de su ejecución en el momento preciso. Dicho equipo deberá, en una primera instancia, realizar un estudio del personal , sus puntos fuertes y sus debilidades en términos de conocimientos, habilidades y rendimiento, con el objetivo de asegurar que escoge los mejores candidatos para formarse y estar preparados para implementar la planificación para todos los niveles de su personal. Identifique con claridad las tareas a realizar, y quiénes serán los responsables de dichas tareas, de forma que pueda elaborar manuales específicos en los que se detalle con absoluta claridad los pasos a seguir para cada uno de ellos. La mayoría de las compañías actuales, a través de los procesos de certificación de calidad, deberían disponer de una documentación precisa relativa a estos procesos. Realice pruebas periódicas de los procedimientos que aseguren que el personal de sustitución, si lo hubiere, o bien personal no directamente asignado al proyecto de recuperación de desastres, pueda llevar a cabo el procedimiento con éxito guiados únicamente por la documentación provista al efecto.

5.- El capítulo humano de un desastre, más allá de las connotaciones trágicas que pueda tener, constituye una fuente de enorme importancia a tener en cuenta. El hipotético caso de la desaparición o inhabilitación de cualquier clase que pueda sufrir, por ejemplo, un departamento completo, podría dar al traste con un proceso crítico de una compañía. Para prevenir una situación de estas características, es importante establecer una «formación cruzada» entre departamentos que asegure el que uno de ellos cuyas funciones puedan considerarse críticas para el funcionamiento del negocio pueda continuar siendo operado por personal de otros departamentos debidamente formados. En este capítulo, la formación es clave para asegurar un correcto funcionamiento en caso de necesidad. Un empleado será capaz de llevar sus responsabilidades asignadas correctamente si ha tenido tiempo de revisar, preguntar e interiorizar dichas tareas.

6.- La comunicación interna es otro de los aspectos cruciales de un plan de emergencia. Si existe un proceso de comunicación interna, en forma de boletines o cualquier otro tipo de documento periódico, es esencial que se incluya información sobre los planes de contingencia, y llamar la atención sobre ello para mantener a todo el personal de la compañía perfectamente informado y actualizado. En esa información, el status relativo al personal implicado, las instalaciones y los recursos relativos a los planes de emergencia deben estar perfectamente actualizados. Además, es esencial el que toda esta información se encuentre lo más a mano posible en caso de emergencia. En lo relativo a las comunicaciones telefónicas, es importante, como parte esencial del plan de supervivencia de las comunicaciones, el tener previsto una transferencia rápida de las líneas de entrada a la compañía hacia otra centralita alternativa, grupo de líneas fijas o bien una serie de teléfonos móviles que puedan mantenerse operativos tras un desastre. Igualmente, el transporte del personal desde y hacia un centro de trabajo secundario es un aspecto a considerar igualmente.

7.- Presumiblemente, todas las compañías poseen un procedimiento de actuación de urgencia en caso de incendio. Sin embargo, la experiencia dicta que muchos de esos procedimientos no pasan de meros papeles con una atención mínima por parte de los empleados. Es importante asegurarse de que estos procedimientos están perfectamente actualizados, y toda la plantilla es consciente de su existencia e importancia. El plan de evacuación debe contener las rutas de evacuación principales y secundarias; en caso de cambios en la plantilla, movimientos en los números de teléfono, equipamientos, responsabilidades, etc, es imperativa una actualización de los procedimientos correspondientes.

8.- «No poner todos los huevos en la misma canasta». Esta frase puede resumir perfectamente una de las máximas fundamentales a la hora de proteger los activos de la compañía. Debe ser política habitual de la compañía el no permitir a dos altos ejecutivos cualesquiera de la compañía el viajar en el mismo avión. En caso de contar con un sitio secundario, es esencial asegurarse que el suministro eléctrico o las comunicaciones no están servidas por la misma vía. El mejor de los sistemas redundantes, alimentado y comunicado con el mismo canal, resulta ser la más ineficiente de las inversiones que puede realizar una compañía. De forma similar, es importante identificar qué instalaciones adyacentes a las propias pueden ser utilizadas para la manipulación de materiales potencialmente peligrosos (inflamables, explosivos, venenosos, etc.). En caso de ser así, es de vital importancia el analizar qué incidentes, y en qué posibles circunstancias, podrían afectar a las instalaciones de la compañía.

9.- En un plano estrictamente humano, es imprescindible prestar atención a cómo reacciona el personal de la compañía en el momento de que ocurra un desastre. En las condiciones evidentemente excepcionales que concurren en la eventualidad de un desastre, incluso aquellas personas cuyo rendimiento pueda calificarse de excepcional en condiciones normales, pueden alcanzar un punto en el que tomen decisiones equivocadas, tendiendo a errores de consecuencias imprevisibles. Es necesario estar vigilantes para evitar un estrés o fatiga excesivos durante las operaciones de recuperación. Como medida preventiva, un estudio psicológico de los empleados es recomendable, con el objetivo de identificar el personal «de riesgo», es decir, aquellas personas que sean susceptibles de verse profundamente afectadas por estrés traumático. En la circunstancia de un desastre, dichas personas deberán ser llevadas a entornos «seguros», bajo cuidados médicos y con la proximidad de familia o amigos, con la posibilidad de intervención profesional cualificada (psicólogos, etc.).

10.- Por último, es esencial que todas y cada una de las personas que componen una compañía, desde el Presidente hasta los empleados temporales, conozcan con exactitud qué es lo que se espera de ellos durante un desastre. Las situaciones excepcionales pueden no serlo tanto si las personas implicadas tienen el mejor conocimiento posible de los procedimientos a seguir. La seguridad en dicho conocimiento hace que las personas sean menos tendentes al pánico. Es evidente que asegurar dicho conocimiento es una tarea de difícil realización. Las personas tienden a no prestar atención a aquellas informaciones relativas a acontecimientos poco probables y desagradables, con el agravante de que a mayor reiteración en la información, menor nivel de atención por parte de las personas. Un ejemplo ilustrativo lo constituyen las personas que habitualmente toman aviones comerciales. Los mensajes de seguridad obligatorios que se lanzan antes de cada vuelo son recibidos por los «viajeros frecuentes» como parte de una rutina pre-vuelo equivalente al ruido realizado por los motores del avión al acelerar en la pista. Esta situación de indiferencia ante los mensajes de seguridad debe ser evitada mediante chequeos periódicos del nivel de conocimientos del personal en esta materia.

Por Luis Fuertes, Marketing Manager VERITAS Software Iberia (España).

(fuente: http://mazalan.com.ar/nota/530/109/El-Decalogo-de-la-Recuperacion-de-Desastres.html)