¿Cómo medir la eficacia de lo que se invierte en la capacitación de los empleados?

En esta columna especial para iProfesional, la directora de capacitación de SMS – San Martín, Suárez & Asociados, Laura Cukierman, remarca que para medir los resultados de una acción formativa es indispensable, previamente, formularse y responder una serie de preguntas. Sus consejos.

Para evaluar si la inversión en capacitación es eficiente, será indispensable identificar cuáles son los estándares que cada compañía tiene respecto del resultado esperable de las acciones planeadas.

Toda vez que entendemos al plan de capacitación como estratégico, será fundamental alinear los objetivos del mismo, con los de la organización en su conjunto, y chequear cuáles son las expectativas, no sólo de quienes piden la capacitación sino también, de quienes toman las decisiones de inversión dentro de la organización.

Así. para medir los resultados de una acción formativa es indispensable, previamente, formularse y responder las siguientes preguntas:

Existen diferentes métodos para medir la eficacia de la inversión en capacitación. Uno es el método tradicional del ROI, cuyo proceso incluye una serie de pasos que enumero a continuación:

1. Construir indicadores que permitan medir los beneficios, tanto cuantificables (por ejemplo, niveles de rotación, tiempo productivo, etc.) como no cuantificables (clima laboral, motivación e involucramiento con la tarea, etc.);

2. Recolectar datos (duros y blandos) previa y posteriormente al dictado de cada programa o ciclo de capacitación, y convertirlos en valores monetarios; e

3. Identificar los costos totales de la capacitación (en términos de contratación de servicios, inversión de horas de capacitadores internos, costo de las horas no trabajadas de los participantes y demás costos diferenciales relacionados con las capacitaciones dictadas).

Todo este proceso requiere de la utilización de diversas técnicas de relevamiento de información, tales como entrevistas, evaluaciones y comparación de datos de performance, que involucrarán a distintos niveles de la organización.

La metodología de construcción de indicadores es similar a la utilizada para los tableros de control. Existen otras metodologías, que pueden funcionar como alternativas o complementarias a la anterior. Una de ellas es la medición de la eficacia a partir del análisis de «casos de éxito» y de su comparación con otros casos considerados «de control».

¿Qué es un «caso de éxito»? Es aquel en el cual se pueden identificar una o más competencias observables, que se hayan mejorado o aprendido después de haber recibido capacitación sobre el tema. Esta información puede obtenerse observando la performance de los capacitados respecto de las mencionadas competencias y/o, relevando la opinión de los supervisores directos de las personas capacitadas.

Una vez obtenida esa información, se realizarán entrevistas individuales en profundidad, a los sujetos tomados como «casos» comparables, durante las cuales se indagarán sus propios juicios y opiniones respecto del proceso de capacitación del que participaron. Se realizará también, un seguimiento de las historias de las personas que ya han sido capacitadas y que hayan tenido diferentes performances.

Se busca de esta forma evaluar la acción más allá del aula y se apunta a medir en primer lugar si las personas modificaron aspecto observables de su desempeño laboral, relacionadas con las competencias en la que se los capacitó. Esta metodología es más cualitativa que la de medición del ROI.

Cualquiera sea la metodología elegida, resulta evidente que no es posible medir la eficacia de la inversión en capacitación:

• Si no se definen objetivos claros (¿para qué se realiza la capacitación?);

• si no se establecen estándares comparables (¿cómo era el desempeño del sujeto a capacitar respecto de las competencias o habilidades que se espera mejore, modifique o desarrolle?), y

• si no se explicita claramente cómo van a estar viendo los resultados, quienes evalúan y supervisan a los sujetos capacitados.

• ¿Quién pide la capacitación?

• ¿Para qué?

• ¿Quiénes van a evaluar si las personas capacitadas obtuvieron las herramientas y/o conocimientos que se esperaba que adquieran?

• ¿Qué necesitan estar viendo en las personas que participaron de las capacitaciones, para juzgar que las acciones de formación fueron efectivas?

Fuente: Iprofesional.