Oficinas cool, modernas y funcionales

RRHH

Los grandes espacios de trabajo entraron en crisis. Quejas por los excesivos ruidos y las conversaciones ajenas. Una alternativa: la separación por zonas para cada tarea.

Cada vez me cuesta más concentrarme en el trabajo. Mi compañero de escritorio todo el tiempo habla fuerte por teléfono. No le puedo decir nada porque su función es hablar con clientes. Otros ‘vecinos’ se la pasan hablando entre sí. Al final, cuando tengo que hacer algo importante, que necesita mucha concentración, termino haciéndolo en casa y fuera de mi horario laboral. Una vez llegué a presentar parte médico, para poder terminar unos informes tranquilo desde casa.»

El relato es de un empleado de una importante compañía de teléfonos, que pidió no ser mencionado, pero que sirvió como fuente de inspiración para esta nota. Su testimonio es una muestra de un fenómeno cada vez más común. Las oficinas no siempre son un lugar adecuado para trabajar. Aunque sirven para intercambiar con jefes, compañeros o clientes, no son óptimas para tareas que requieran concentración.

Hasta fines del siglo XX, las postales de las grandes oficinas eran muy distintas a las de hoy. En general, eran espacios individuales (oficinas o boxes), con grandes pasillos de paso, donde estaban los accesorios comunes (máquinas de escribir, computadoras, impresoras o fotocopiadoras, según el momento de la historia).

Hasta que, un día, a alguien se le ocurrió que era mejor que las oficinas fueran «abiertas»: salones gigantes, con grandes mesas y computadoras, una al lado de la otra, para favorecer la interacción entre la gente, mejorar las comunicaciones y el ingreso de luz; así como optimizar el espacio, para poder meter a más personas en el mismo lugar.

Hoy, ese modelo también entró en crisis, porque se demostró que las oficinas abiertas no siempre mejoran la comunicación, sino que dificultan la privacidad y la concentración. Veamos los pros y los contras de cada modelo.

Oficinas abiertas

Los amantes de este modelo insisten en que favorece el trabajo en equipo. Los espacios abiertos son de naturaleza social y permiten los intercambios entre la gente. Generan contextos más informales y descontracturados, y mejoran la interrelación entre los compañeros.

En algunos lugares, el modelo va aún más lejos. No sólo las oficinas están abiertas y no existe un espacio privado, sino que nadie tiene su propia computadora o lugar: todas las posiciones son rotativas, según las necesidades de cada día de trabajo. Todos pueden intercambiar sus lugares según cada proyecto, para estar más cerca de los compañeros con quienes tienen que trabajar.

Desde el punto de vista de la cultura organizacional, también ofrece beneficios. Al estar todos juntos y sin demasiadas barreras, es más fácil que la gente nueva se empape de las costumbres de la empresa, que reciba tutorías de los empleados de más experiencia, o que interactúe más con el director del proyecto. No es lo mismo levantar la mirada y preguntarle algo al jefe, que tener que ir a tocarle una puerta. Lo fundamental es que este modelo permite a todos aprender del resto.

«Los trabajadores en estos espacios abiertos, además, absorben la experiencia de sus compañeros, se comparten las noticias (buenas o malas), por lo que mejora la comunicación de cambios y novedades», explica Sebastián Astorino, director de RiesgoLab, una consultora en ergonomía integral para empresas. Por ejemplo, si hay un atraso en los pagos, al estar todos juntos, al menos saben que el problema no es personal sino general.

Para los jefes, dueños o accionistas, tiene una serie de ventajas adicionales. Primero, permite maximizar el espacio. Y el hecho de que los puestos de trabajo sean públicos (es decir, a la vista de todos) hace que los trabajadores se distraigan menos y rindan más.

El cambio de paradigma respecto de las oficinas fue una consecuencia directa de dos fenómenos: la necesidad de las empresas de reducir costos y la búsqueda constante de fomentar el trabajo en equipo. Aunque muchos críticos dicen que esto último no se logró.

Oficinas cerradas

Cada vez más especialistas están empezando a criticar el modelo de oficinas abiertas y proponen una vuelta de tuerca. La principal objeción es que los ruidos externos y las conversaciones ajenas dificultan la concentración en tareas que necesitan foco.

¿Cuáles eran las ventajas de las abandonadas oficinas cerradas? En primer lugar, son más adecuadas para generar pensamiento crítico, concentración y creatividad individual, ya que existe menor posibilidad de ruido y distracción.

Además, da más lugar a las libertades individuales: el empleado puede elegir si trabajar con música, en silencio, desabrocharse el cinturón después de comer, hablar por teléfono con cualquiera sin vergüenza de sentirse intimidado… Si bien es cierto que esto puede dar lugar a la vagancia, también es verdad que cada uno tiene otras necesidades a la hora de optimizar su rendimiento. Y muchas veces estos gustos pueden molestar al compañero de al lado. Tener un espacio propio es muy importante también a la hora de crear y analizar. En un plano más mezquino, una mejor oficina es un símbolo de antigüedad, experiencia y jerarquía. Y, a veces, es un factor de motivación para crecer, inexistente cuando las oficinas son abiertas.

Los especialistas están analizando nuevos modelos que buscan resolver los problemas que plantea el diseño de espacios de trabajo. Louis Schump, vicepresidente de HOK, una compañía internacional especializada en diseño de espacios de trabajo, explicó durante un simposio en la Universidad de California las cuatro tensiones que existen al pensar una oficina que permita, a la vez, la colaboración y la concentración.

1) ¿El ambiente será ruidoso o relajado?; 2) ¿Qué vista debe tener la persona que está trabajando?; 3) ¿Cuánta luz debe haber?; ¿los ambientes deben ser luminosos o más oscuros, para evitar el brillo solar?; 4) ¿Dónde y cómo se deben sentar los empleados?; ¿en postura vertical o de descanso?

Todo esto debe ser meditado también con una adecuada disposición, para poder maximizar el uso de los aparatos tecnológicos para cada necesidad (PC, notebook, tablet, celular). Por ejemplo, hoy, para hacer llamados, no hace falta estar en posición de alerta con un teléfono de línea y una computadora personal. Bien se pueden hacer esos llamados, en un balconcito y con una reposera.

Sistemas mixtos

El Berkeley Center for the Built Environment (centro para la construcción de ambientes), es un departamento de la Universidad de California, que estudia cómo mejorar los ambientes de trabajo. Georgia Collins, líder de «Estrategias de Espacios de Trabajo» en una de las consultoras líderes del tema, explicó en la ponencia anual que se realiza en Berkeley que, hoy en día, los espacios individuales sólo son ocupados el 40% del tiempo. Cada vez más se trabaja fuera de los espacios de trabajo. «Trabajo puede ser un lugar (‘el trabajo’), o puede ser una acción (‘trabajar’)», definió.

Según las investigaciones de Collins, para el 48% de las tareas se requiere concentración, y para el 38%, colaboración. Es decir, que si los espacios laborales sólo tienen ruido e interacción se fallará en la mitad de las tareas; si sólo tienen silencio y soledad, se falla en la otra mitad de las tareas. Collins plantea la necesidad de generar modelos basados en actividades, que la gente comparta espacios comunes y que los espacios de trabajo estén diseñados y agrupados según las funciones. Siempre promoviendo la circulación, pero habilitando las posibilidades de soledad.

«Es clave que se tenga en cuenta una variedad de entornos y espacios. En los de trabajo abiertos, recomiendo implementar lo que llamamos zonificación, ya que de esa manera se pueden construir agrupaciones con áreas definidas, donde se desempeñan las mismas funciones de trabajo», dice Sebastián Astorino, de Riesgo Lab.

Esto implica dos cosas: por un lado, no mezclar áreas con diferentes necesidades. Si un analista (de sistemas, de contabilidad o de planeamiento) se sienta al lado de un vendedor que está todo el tiempo hablando por teléfono, seguramente tendrá un problema.

Ana Smud, arquitecta social del estudio Rietti-Smud y especialista en diseño de entornos de trabajo, dice que se están implementando distintos materiales de construcción para minimizar este problema: «Es posible aislar el ruido sin necesidad de tener que armar boxes aparte», cuenta la arquitecta que, entre otras cosas, diseñó la oficina de la consultora Bumerang y está trabajando para Google. Se pueden colocar alfombras que aíslen el ruido, generar cambios en los techos o aislantes acústicos debajo de las mesas, asegura.

Por otro lado, más allá de que las computadoras estén una al lado de la otra, se deben generar otros espacios que sean funcionales para actividades específicas. Por ejemplo, mejorar las salas de conferencias, que pueden funcionar bien para los equipos de desarrollo y creación que necesiten de trabajo en equipo, sin afectar la concentración de los otros. Este tipo de salas existe en casi todas las oficinas, pero muchas veces caen en desuso porque son muy grandes. Por eso, una alternativa adicional es implementar salas de reunión pequeñas, para recibir a proveedores, partners, o visitas donde se requiera mayor privacidad y concentración.

Y, por último, generar espacios alternativos para el trabajo individual. Algunas empresas pusieron mesas en terrazas o balcones para que la gente pueda ir con sus notebooks. Otras, construyeron pequeñas cabinas tipo locutorios. Otras tienen livings que también permiten reunirse o pensar, pero en una posición más relajada. «El planteo es que hay que darle a la gente razones para estar en la oficina», concluye Collins. «La tendencia es que los lugares de trabajo se parezcan cada vez menos a una oficina. Por eso hay que pensar en livings, patios o buenos lugares para comer cuando se diseña, para que la única opción de trabajo no sea el escritorio», sintetiza Smud.

Es decir, si como sucedió con el testimonio del inicio de esta nota, tenemos un empleado que tiene que mentir para poder concluir su trabajo en paz, es que en algo se está fallando desde la empresa.

Fuente: Clarín.