¿Cuáles son los caminos para llevar una «oficina virtual” a su empresa?

Gracias a los permanentes avances tecnológicos que permiten la comunicación entre personas en diferentes áreas geográficas, son muchas las empresas que optan por mutar hacia esta modalidad. Sus beneficios, entre otros, son disminución de costos e impacto ambiental, mayor flexibilidad y menos estrés.

Si se dispone de una computadora portátil, conectividad inalámbrica a Internet, software de red, un teléfono móvil, componentes multimedia y algunos programas específicos según la tarea a desarrollar, cualquier persona puede trabajar virtualmente. Así se consolida la independencia entre el trabajo y el lugar donde se lleva a cabo.

Ante esta perspectiva, muchas empresas comienzan a reducir la superficie de sus oficinas y aumentan la inversión en herramientas de colaboración basadas en Internet, a fin de facilitar el acceso a la información y recursos corporativos dondequiera que su fuerza laboral esté.

Para dar un adecuado soporte a estos estilos de trabajo, las organizaciones deberán contar con la infraestructura apropiada y poner en práctica distintas estrategias:

Redes inalámbricas
El trabajo puede llevarse a cabo en una sala de reuniones, desde la casa, en un aeropuerto, en un hotel o en la cafetería.

Para poder aprovechar la ventaja de esta flexibilidad, las empresas utilizan tanto redes inalámbricas como zonas activas de Wi-Fi que permiten acceder a documentos, correo electrónico, aplicaciones y otros recursos desde cualquier dispositivo móvil.

De esta manera, los empleados pueden ir donde lo necesiten y tener acceso continuo a las herramientas necesarias para realizar su trabajo.

Reuniones bajo demanda
La posibilidad de trabajar desde cualquier lugar hace que la oficina sea cada vez más un lugar de encuentro e interacción personal.

El trabajo en equipo se convierte en la función más importante del espacio físico.

Por este motivo será necesario contar con aplicaciones accesibles por cualquier dispositivo conectado a Internet que manejen la agenda y la reserva de los espacios colaborativos.

Virtualización de los recursos
La virtualización consiste en la capacidad de separar el software (el sistema operativo, las aplicaciones, etc.) del hardware en el que está instalado.

El principal aspecto que las empresas deben tener en cuenta a la hora de utilizar recursos virtualizados es que se debe garantizar la seguridad de la información en esos entornos.

Para ello, es necesario establecer controles adecuados de acceso y gestión segura de la información.

“Workshifting”
Actualmente, bajo esta modalidad, la gente tiene la libertad de elegir el lugar, el momento y el dispositivo ideal para hacer su trabajo más eficazmente en lugar de verse obligados a llegar a un sitio determinado en un horario establecido.

Esta es la esencia del “workshifting”, una tendencia que está cambiando la forma de operar en las organizaciones.

Computación en la nube
Esta tendencia en crecimiento es indispensable cuando se trabaja desde dispositivos móviles que no tienen gran capacidad de almacenamiento.

Contar con la prestación de servicios de tecnologías de la información, software y capacidad de procesamiento a través de redes privadas o públicas accesibles vía Internet genera menor consumo de energía, de equipos y de mantenimiento.

Pero además, permite ahorrar espacio físico y acceder a los recursos de la empresa a nivel global.

Las desventajas: la estabilidad, la seguridad y la disponibilidad de los datos que están en la nube dependen de la infraestructura de servicios de terceros y de la posibilidad de acceso a Internet.

Traiga su dispositivo
BYOD, sigla de “Bring Your Own Device” (“trae tu propio dispositivo”, en inglés) es una conocida tendencia aplicada en muchas compañías globales.

Su implementación no está exenta de problemas, ya que la administración de un parque heterogéneo de dispositivos implica conflictos en las políticas de gestión, incremento en las necesidades de soporte y mantenimiento, y una cantidad indeterminada de vulnerabilidades de seguridad.

Comunicaciones unificadas
Una plataforma de comunicaciones unificadas posibilita la convergencia de las formas tradicionales de mensajería junto con las modalidades de comunicación electrónica tales como el e-mail y la mensajería instantánea desde una variedad de dispositivos como una computadora, una notebook, smartphones, etc.

Una estrategia integradora
El diseño y configuración de la oficina física debe reflejar el modo de trabajar de la organización. Un trabajo móvil y flexible requerirá un espacio acorde, con un incremento de las áreas compartidas en detrimento de las privadas, versatilidad para la reconfiguración y la adaptación a los distintos requerimientos, espacios que favorezcan los encuentros ocasionales, las reuniones informales, el trabajo en equipo, etc.

Pero además, gestionar una fuerza laboral dentro de un entorno virtual puede significar una gran diferencia en la forma habitual de trabajar.

Para ello hará falta implementar cambios en el estilo de management y en la cultura de la organización, y pasar de un sistema de medición de desempeño basado en las horas transcurridas en la oficina hacia un sistema de gestión por objetivos.

En definitiva, el diseño de la nueva oficina virtual debe incluir una estrategia integradora que cree sinergia entre el espacio físico, la tecnología, los procesos de trabajo y la cultura de la organización.

Fuente: http://www.iprofesional.com/notas/218498-Cules-son-los-caminos-para-llevar-una-oficina-virtual-a-su-empresa