Claves para desarrollar exitosamente auditorías de ventas en aseguradoras

Una encuesta que realizamos desde Exactor BPO entre enero y marzo de 2015 -sobre un universo de 245 empresas argentinas, entre las que participaron compañías aseguradoras- reveló que la optimización y mejora de los procesos de ventas es necesaria (62,45%), relativamente necesaria (22,86%) o muy necesaria (14,69%). Es decir, la totalidad de las firmas identificaron el requerimiento de mejorar las ventas.

La adopción de auditorías de ventas para optimizar y mejorar los procesos comerciales ya se está produciendo en el 60% de las organizaciones.

Las empresas que identifican deficiencias de ventas, al ejecutar una calificación de eficiencia de la comercialización de sus productos y/o servicios, deben realizar un estudio más detallado sobre sus procesos, que se conoce como Auditoría de Ventas.

Factores centrales para gestionar con éxito una auditoria de ventas:

1) Una auditoría de ventas es un examen detallado, periódico e independiente de todas las áreas y/o gerencias que conforman el entorno de comercialización de una compañía (unidades de negocio, gerencias de marca, canales de comercialización, etc.), así como sus objetivos, estrategias y actividades.

2) Una auditoría de ventas debe pretender determinar áreas problemáticas y oportunidades de mejora, sugiriendo un plan de acción para mejorar la eficiencia de ventas de la compañía. Por otra parte, debe mostrar en qué lugar se encuentra la compañía en cuanto a logros en relación con lo planeado.

3) Es importante destacar que, por la dinámica actual de los mercados, donde las condiciones previas, sobre las cuales se desarrolla la planificación, varían día a día o, en el mejor de los casos, permanecen por poco tiempo, es fundamental contar con una eficaz y constante auditoria de ventas, customizada de acuerdo a las necesidades y requerimientos de cada cliente.

4) El control de ventas es la secuela natural de la planificación, organización e instrumentación de los procesos de comercialización.

5) Las características más destacadas que debe tener un proceso de auditoría de ventas eficiente, son las siguientes:

– Detallado: abarcando todas las actividades relacionadas a las ventas de una empresa y no sólo aspectos problemáticos de la comercialización.
– Sistemático: involucrando una secuencia ordenada de etapas de diagnóstico, que cubran el entorno de la organización, los objetivos y estrategias de ventas, sistemas y actividades de ventas específicos. El diagnóstico indicará las mejoras más necesarias, que deberán incorporarse a un plan de acción correctivo, que involucre etapas a corto y largo plazo, para mejorar -en general- la eficiencia de las ventas de la organización.

6) Auditar mediante escuchas las llamadas telefónicas realizadas para gestión de ventas, pueden detectar definiciones comerciales erróneas o fuera de las condiciones actuales del mercado. Por ejemplo, se toma una muestra de llamados que no efectivizaron una venta y se evalúa el motivo por el cual el vendedor no llegó a convencer al potencial cliente que debería adquirir el producto ofrecido. Al detectar motivos reiterados como: precio alto, producto deficiente, etc., se confecciona un informe para compartir y analizar con el equipo responsable de la formación del producto, buscando un cambio que haga más efectiva la venta.

7) Impacto de la operación de auditoría de ventas en las empresas, como herramienta de mejora de los procesos de Venta:

– Nivel de correlación con la satisfacción de sus clientes: alto (37,14%), muy alto (24,49%), bajo (21,22%) y medio (17,14%).
– Nivel de correlación con el desempeño de sus Recursos Humanos: alto (49,39%), muy alto (24,39%), bajo (21,22%), medio (4,90%).
– Nivel de correlación con los resultados de la empresa: alto (51,84%), muy alto (24,49%), bajo (21,22%), medio (2,45%).

8) Auditar el proceso en la última etapa de la cadena del entorno de ventas suele ser muy efectivo. Los resultados obtenidos aportarán gran valor para la compañía siempre que esta auditoría se realice en forma rápida, a corto plazo de implementarse una campaña y su ejecución se mantenga permanente y con informes periódicos, debido a la dinámica de los mercados mencionada anteriormente.

En general, las mejores auditorias de ventas provienen de servicios de consultoría externa, ya que permiten aportar la objetividad necesaria para desarrollar eficazmente estos procesos. De ello estamos convencidos en Exactor BPO, ya que es central disponer del tiempo y atención que requiere cada cliente, con el objetivo de realizar una operación exitosa que derive en beneficios y resultados concretos de negocio.

Nota escrita por Daniel Calderón, gerente comercial de Exactor BPO (www.exactor.com.ar).

(fuente: Todo Riesgo [newsletter@ondaseguro.com.ar]- OndaSeguro – Newsletter 297-18/6/15)