Gestión del conocimiento: innovación al alcance de todos

13/08/2015

La incorporación de la gestión del conocimiento como parte de las iniciativas de desarrollo es fundamental para incrementar sus impactos. Permite observar las acciones realizadas, sistematizar la experiencia y reutilizar lo aprendido para obtener mejores resultados. Reducir la carga laboral, evitar errores comunes y hacer el trabajo diario más relevante, efectivo y accesible son algunos de los beneficios de su adopción como herramienta de innovación.

Las iniciativas sociales por lo general se desarrollan en un contexto de escasez de recursos financieros y tecnológicos. En este contexto, incorporar la gestión del conocimiento como herramienta de planificación y gestión puede ser una forma muy económica y simple de incorporar innovación como manera para aumentar la eficacia de las acciones.

La gestión del conocimiento no es otra cosa que la revisión, sistematización y socialización de los aprendizajes generados de la propia práctica. No obstante su simplicidad, esta herramienta conlleva un gran potencial para innovar de diversas maneras, ya sea aumentando la escala de nuestras acciones, reduciendo los costos o simplemente permitiendo trabajar menos.

La Gestión del Conocimiento en las organizaciones

La gestión del conocimiento implica la administración de equipos de trabajo con estrategias, planes, métodos, herramientas y productos que fomentan la producción, intercambio e integración de los aprendizajes de un proyecto, para generar impacto. De esta forma se optimizan los flujos de conocimiento a efectos de lograr que las personas puedan acceder a ellos en tiempo y forma para reutilizarlos y facilitar las tareas. Para ello actúa produciendo modificaciones sobre tres elementos clave de toda organización: la cultura, la tecnología y los procesos organizacionales.

Cultura: Genera las condiciones para estimular e implantar la cultura del conocimiento en la organización. Trabajar para construir una “cultura del conocimiento” implica asegurarse que todas las personas entienden cuándo un conocimiento es valioso o puede ser valioso para los demás. Para ello las personas deben comprender cuál es la estrategia de la organización, los objetivos e interrelaciones dentro de la misma y aprender a reconocer qué conocimientos se deben compartir.

Procesos: Define e incorpora las prácticas de gestión de conocimiento como parte del trabajo cotidiano. Además enfatiza la generación y utilización del conocimiento ya generado para promover la mejora de los procesos de la organización.

Tecnología: Se utiliza como un medio para facilitar y acelerar los cambios organizacionales. La tecnología debe facilitar una base adecuada al contexto y espacio de aplicación de la gestión de conocimiento.

Diseño de la estrategia

Una estrategia de gestión del conocimiento es un plan que describe cómo un equipo aplica y comparte conocimiento y experiencia. Muchas veces las acciones relacionadas a la gestión del conocimiento comienzan antes de la definición de la estrategia formal, por lo que formalizar la estrategia es una manera de consolidar, mejorar y sistematizar las actividades existentes.

Los beneficios de desarrollar una estrategia asociada a la gestión del conocimiento son:
Incrementar la conciencia y el entendimiento de la práctica.
Aclarar y comunicar al equipo y hacia el exterior un plan de gestión de conocimiento que determine dónde se está actualmente, dónde se quiere ir y cómo se van a ejecutar las acciones para llegar.
Integrar en el grupo la cultura del conocimiento.
Proporcionar una base contra la cual se pueda medir el progreso del equipo.

Para diseñar una estrategia asociada a la gestión del conocimiento se recomienda:
PASO 1: Poner en claro los objetivos estratégicos del equipo de trabajo, a fin de asegurar que las acciones de sistematización estén totalmente alineadas a ellos.
PASO 2: Relevar en el equipo las necesidades de aprendizaje e innovación, las fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas y riesgos, proporcionando así una evaluación basada en evidencias de dónde enfocar los esfuerzos de gestión del conocimiento.
PASO 3: Desarrollar la estrategia contestando tres preguntas:

¿Dónde se está ahora? Cómo las acciones actuales de gestión del conocimiento o la falta de ellas afectan alcanzar los objetivos del equipo.
¿A dónde se quiere llegar? Cómo la gestión del conocimiento ayudará a lograr los objetivos del equipo.
¿Cómo llegar? Describir las acciones para llegar a alcanzar los objetivos recordando la triada Cultura, Procesos, Tecnología.

Medición del impacto

Medir el impacto de los planes y acciones que nos permiten aprender más y mejor no es tarea fácil. Tratar de medir lo que puede tener valoraciones cualitativas es -en el mejor de los casos- riesgoso. Sin embargo, la alternativa (no medir) no solo es un desperdicio de datos, sino que puede ir en contra de la viabilidad de la iniciativa pues, si no se muestran resultados rápidamente, el entusiasmo para realizar las actividades no es sostenible en el tiempo. Sin medidas tampoco es posible identificar qué funciona y qué no. Por lo tanto es esencial definir un mínimo número de indicadores que cumplan con la mayor cantidad de objetivos de evaluación posible y que esto sea consistente con los recursos con que se cuenta para desarrollar la estrategia.

Los pasos para medir el impacto son los siguientes:
PASO 1: Fijar metas claras acerca de lo que se espera con la implementación del plan.
PASO 2: Definir indicadores sobre las metas definidas en el Paso 1, de manera de hacer el seguimiento del proceso y generar medidas correctivas si es necesario.
PASO 3: En base a los indicadores diseñados, decidir qué datos se van a recolectar y cómo.
PASO 4: Analizar y comunicar los resultados. Mostrar los resultados en función de las metas planteadas.
PASO 5: Revisar y evaluar cómo están funcionando los indicadores.

Desarrollar indicadores es un proceso de prueba y error donde se debe aprender constantemente. Los objetivos y las metas son dinámicos, por lo que los indicadores pueden cambiar y es muy importante tener esto en cuenta.

Priorizar la gestión del conocimiento como estrategia de gestión no es solo una buena idea para mejorar el impacto de nuestras acciones, sino que se puede convertir en una acción de incidencia por derecho propio: Al sistematizar lo aprendido no solo estamos contribuyendo a la excelencia operacional de nuestras organizaciones, sino que estamos generando capital intelectual que -compartido con otros- facilita el aprendizaje colectivo y contribuye a alcanzar un mundo más sostenible. En otras palabras, la gestión de conocimiento es una herramienta de gestión interna y un insumo de aprendizajes para la sociedad.

Fuentes